Si tu emprendimiento está en etapa de crecimiento, seguro te sentirás muy contento, pero también estás empezando a tener mucho más trabajo del que eres capaz de realizar.
Es en este momento que empiezan los problemas, probablemente les tengas que decir que no a muchos clientes y a otros empieces a fallarles con menor calidad debido a lo ajetreado que te encuentras.
El crear un producto suele ser la primera gran complicación de un emprendedor, luego venderlo, pero una vez que lo tenemos los dos el siguiente gran problema es crear un proceso que te permita realizar tus actividades y satisfacer a todos los clientes.
Si sientes que te hace falta tiempo en tu emprendimiento es momento de realizar cambios para mejorar la productividad, a continuación te comparto algunos consejos:
1. Análisis del tiempo de trabajo
Esta técnica es muy poderosa, y te permitirá identificar cómo es que el tiempo se te está escapando.
Vamos a identificar actividades que realizamos que podrían ser mejoradas para ahorrar tiempo a los miembros del equipo de trabajo.
Aquí debemos enfocarnos en dos tipos de actividades:
- Macroactividades: Las cuales son las actividades que más tiempo nos toma realizar.
- Microactividades: Las cuales son actividades que nos toman poco tiempo realizarlas, pero las tenemos que hacer un múltiples ocasiones al día.
Para poder identificar estas actividades lo que vamos a hacer es analizar cómo utilizan su tiempo cada semana todos los miembros de tu equipo de trabajo.
A las macroactividades debemos proponer acciones de mejora que nos permita reducir el tiempo gastado, por ejemplo si nos percatamos que el administrar el marketing por redes sociales nos toman 2 horas al día, 10 horas a las semanas, entonces podríamos reducir este tiempo usado al contratar un servicio externo.
El identificar microactividades y reducir el tiempo invertido puede dar impresionantes ahorro de tiempo, por ejemplo pensemos que tenemos solo una persona en la planta de producción y tú te comunicas con él en múltiples ocasiones durante el día mediante llamada telefónica. Aquí has logrado identificar que existe una fuga de tiempo en el momento en que tu timbras el teléfono y esperas a que el operador conteste, el cual es de 30 segundos, ahora imaginemos que nosotros realizamos esta actividad 50 veces al día, lo cual significa que tú como tu operador gastan 25 minutos cada día en esta actividad. El descubrir una manera de reducir estos segundos invertidos, te permitirá lograr un ahorro de tiempo cada día.
2. Contratar y Delegar
Al iniciar un emprendimiento, todas las actividades las realizaremos los fundadores.
Luego empezaremos a contratar colaboradores para de esta manera poder recibir ayuda y liberar nuestro tiempo.
Sin embargo, existen emprendimientos y empresas que incluso con un buen número de colaboradores sigue teniendo problemas en realizar el trabajo.
El problema se da por que no se delega correctamente.
Existe unas reglas básicas al momento de organizar y delegar el trabajo, a continuación te las comparto para que los tomes en cuenta:
- Delega todo el trabajo operativo: Tú como gerente deberás enfocarte en planificar, organizar y ejecutar, todo el otro trabajo operativo es el que deberá ser delegado.
- Crea un equipo equilibrado: Dentro de los equipos de trabajo se ha identificado cuatro tipo de personalidades: dominante, influenciador, sociable y cumplidor. Tú debes tratar que tu equipo de trabajo tenga por lo menos 1 de cada perfil, pues de esta manera todos se complementarán.
- Aprovecha fortalezas y mitiga debilidades: Cada persona tendrá diferentes fortalezas y debilidades, será muy importante identificarlas y delegar funciones según estas. Otra buena práctica es invertir en el talento humano de las personas mediante entrenamiento y capacitación.
3. Establecer procedimientos
Toda empresa tiene procedimientos establecidos para sus actividades más importantes. Así que tú también deberías tomar los primeros pasos y empezar a crear procedimientos para las actividades más importantes de tu emprendimiento.
Un procedimiento no es otra cosa que la explicación paso a paso de cómo realizar una actividad. Por ejemplo puede existir un procedimiento de compras, procedimiento de cocina, procedimiento de ventas por Internet, etc.
En este procedimiento nosotros deberemos estableceremos la manera que se realizará las cosas, nosotros debemos escribir la manera ideal de realizar las actividades y luego deberemos capacitar a nuestro personal para que lo pueda cumplir.
La gran ventaja de tener procedimientos establecidos es que no necesitaremos estar siempre presentes para que la empresa funcione correctamente, además que tus colaboradores poco a poco se volverán más eficientes en tu trabajo, gastando menos tiempo y teniendo mejores resultados.
Te recomiendo realizar estos 3 pasos para mejorar la productividad de tu empresa, y te percatarás como ahora todas las personas en tu empresa tendrás más tiempo.